Mantenha as reuniões curtas e eficazes

Imagine uma empresa sem reuniões. Parece impossível, não é? No mundo empresarial, as reuniões são vistas como um “mal necessário” para manter os níveis de comunicação e de troca de ideias indispensáveis ao crescimento e sucesso do negócio. Descubra as dicas para manter as reuniões curtas e eficazes, logo mais produtivas.

Todos de pé

Um dos truques possíveis é fazer as reuniões em pé. Pode parecer pouco convencional, mas o clima de informalidade ajuda a controlar o tempo e a motivar a equipa. Estas reuniões podem ser convocadas para pequenos encontros diários de cinco ou 10 minutos, para partilha do trabalho realizado nas últimas 24 horas.

Prepare a agenda com antecedência

O pior que pode acontecer numa reunião é a ausência de uma agenda e de objetivos predefinidos. Quando convocar a sua equipa para reunir, envie logo os tópicos que estarão em discussão e a que conclusão pretende chegar. Peça o feedback da equipa.

Mantenha o foco

Definidos os pontos-chave para a reunião, mantenha-se focado apenas nesses assuntos e lidere a reunião no sentido de não se afastarem para outros temas de conversa. Permita, no entanto, que a troca de ideias seja animada sobre o tópico em questão.

Faça reuniões com cada departamento

Para limitar o número de pessoas nas reuniões, e o tempo despendido, faça uma segmentação por departamentos, dedicando meia hora a cada um. Assim, poderá gastar uma tarde por semana em reuniões com todos os departamentos, para discutir produtividade, objetivos e agenda.

Seja mais espontâneo

No caso de empresas de dimensão reduzida existe mais margem de manobra para convocar reuniões espontâneas, em vez de grandes encontros planeados. Fazendo uma pausa no trabalho para reunir rapidamente, conseguirá manter as reuniões mais interessantes e motivar a equipa.

Introduza um factor surpresa

Pode incorporar na reunião uma actividade de grupo que englobe toda a equipa, seja dentro ou fora do escritório – neste último caso opte por piqueniques, jogos de grupo, entre outros. Se ficar ‘indoor’, uma forma de aumentar a criatividade é trazer para a reunião doces e guloseimas para partilhar.

Escolha o melhor horário

Uma estratégia simples para tornar mais rentáveis as reuniões é optar pelos melhores momentos, ou seja, de manhã, quando as pessoas estão mais frescas e concentradas, e de preferência à segunda-feira, quando ainda têm toda a semana pela frente. O pior dia é a sexta-feira.

Distribua tarefas

Depois de debater todos os tópicos da agenda, identifique as tarefas a cumprir e os respectivos prazos para apresentação de resultados. Assim, a equipa sairá da reunião com uma missão específica a cumprir.