Uma empresa pode entregar todas as declarações fiscais dentro do prazo e, ainda assim, ter dificuldades em perceber se está a melhorar os seus resultados, onde os custos estão a aumentar ou que compromissos financeiros terá de enfrentar nos próximos meses.

Cumprir as obrigações contabilísticas e fiscais é indispensável. Mas uma contabilidade bem organizada pode fazer muito mais: fornecer informação fiável para acompanhar o negócio, antecipar necessidades e apoiar decisões de gestão.

Para isso, é necessário que o registo das operações, o acompanhamento fiscal, os processos internos e a tecnologia funcionem de forma articulada.

O cumprimento fiscal começa muito antes da entrega das declarações

Em Cabo Verde, as empresas estão sujeitas a diferentes obrigações contabilísticas e fiscais, determinadas pela sua atividade, dimensão e enquadramento tributário.

O Calendário Fiscal 2026 da Administração Tributária contempla, entre outras obrigações, a entrega da Declaração Periódica de Rendimentos (DPR), a declaração e o pagamento do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), através do Modelo 106, e os pagamentos fracionados do imposto sobre o rendimento, quando aplicáveis.

O cumprimento destas obrigações exige muito mais do que conhecer as datas.

É necessário recolher os documentos, verificar a sua conformidade, registar corretamente as operações, conferir saldos, efetuar os apuramentos fiscais e garantir a coerência entre os valores declarados e a informação contabilística.

Uma fatura que não chega à contabilidade, uma despesa incorretamente classificada ou uma operação que fica por reconciliar pode comprometer a qualidade dos registos e, em determinadas circunstâncias, originar erros no apuramento dos impostos.

Por isso, a qualidade do cumprimento fiscal depende, em grande medida, da organização contabilística e documental que a empresa mantém ao longo do ano.

Quando existem procedimentos definidos e uma comunicação regular entre a empresa e os profissionais responsáveis, torna-se mais fácil identificar situações pendentes, corrigir inconsistências e preparar as obrigações com antecedência.

A contabilidade também deve ajudar a compreender o negócio

Uma empresa que conhece apenas o seu volume de faturação tem uma visão incompleta da atividade.

Imagine, por exemplo, que as vendas aumentam durante três meses consecutivos. À primeira vista, o negócio parece estar a evoluir favoravelmente. No entanto, durante o mesmo período, os custos das mercadorias podem ter aumentado, alguns clientes podem estar a atrasar pagamentos e as disponibilidades bancárias podem não acompanhar o crescimento das vendas.

Sem informação contabilística e financeira atualizada, a gestão pode ter dificuldade em compreender estas diferenças.

A contabilidade permite organizar e analisar os efeitos económicos das operações. Através de balancetes, demonstrações financeiras, extratos de contas e outras análises, é possível acompanhar receitas, gastos, resultados, ativos e responsabilidades.

Quando esta informação é complementada com dados da tesouraria e da atividade operacional, a empresa consegue responder a questões importantes: os resultados estão a melhorar? Que despesas estão a crescer? Que clientes têm valores em dívida? Existem recursos suficientes para cumprir os compromissos previstos?

Estas respostas não surgem automaticamente da entrega das declarações fiscais. Exigem registos consistentes, tratamento adequado da informação e análises ajustadas às necessidades da gestão.

A periodicidade também importa. Conhecer os resultados vários meses depois pode ser suficiente para determinados efeitos legais, mas limita a sua utilidade para decisões que precisam de ser tomadas hoje.

Quanto mais atempada e fiável for a informação, maior será a capacidade da empresa para identificar desvios e atuar sobre eles.

Externalizar a contabilidade não significa perder o controlo

Manter uma estrutura interna dedicada à contabilidade e à fiscalidade nem sempre é a solução mais adequada, especialmente para empresas que precisam de competências especializadas, mas não justificam uma equipa própria.

A externalização permite recorrer a profissionais com conhecimentos técnicos e processos de trabalho estabelecidos, mantendo a gestão concentrada nas atividades do negócio.

Contudo, a qualidade deste modelo depende da forma como a relação é organizada.

Um serviço de contabilidade e fiscalidade deve ir além da receção de documentos e da preparação das declarações. Conforme as necessidades da empresa e o âmbito contratado, importa assegurar:

• Organização e processamento contabilístico: recolha, classificação e registo das operações, com procedimentos claros para a entrega e validação da documentação.
• Conferência e controlo: análise de saldos, reconciliações e identificação de documentos em falta ou movimentos que necessitam de esclarecimento.
• Acompanhamento fiscal: enquadramento das operações, apuramento dos impostos, preparação das declarações e acompanhamento das obrigações aplicáveis.
• Informação para a gestão: disponibilização de balancetes, demonstrações financeiras e outros elementos de análise com a periodicidade acordada.
• Comunicação regular: esclarecimento de questões, identificação de situações relevantes e articulação entre os responsáveis da empresa e os profissionais que prestam o serviço.

A externalização não elimina as responsabilidades da empresa. Os seus responsáveis continuam a ter de disponibilizar informação, validar operações quando necessário e tomar as decisões de gestão.

O que muda é a possibilidade de contar com uma função contabilística e fiscal especializada, organizada em torno de procedimentos e responsabilidades definidos.

A tecnologia permite ligar a operação à contabilidade

A qualidade da informação também depende dos sistemas utilizados.

Quando as vendas, as compras, os inventários, os recebimentos e a contabilidade são geridos em aplicações isoladas, a informação pode ter de ser introduzida repetidamente. Além do trabalho adicional, esta fragmentação dificulta as conferências e aumenta a possibilidade de divergências entre registos.

Um sistema integrado de gestão empresarial, habitualmente designado por ERP (Enterprise Resource Planning), permite articular diferentes áreas da atividade e reduzir parte dessas tarefas manuais.

As soluções Cegid Primavera, por exemplo, disponibilizam funcionalidades de faturação, gestão comercial, tesouraria, contabilidade e reporte fiscal, de acordo com os produtos e módulos implementados.

Numa configuração adequada, os movimentos provenientes de diferentes áreas podem alimentar os processos contabilísticos e financeiros, facilitando o acompanhamento de contas correntes, pagamentos, recebimentos e informação de gestão.

Esta integração é particularmente relevante num contexto de digitalização das obrigações fiscais. Em Cabo Verde, o Decreto-Lei n.º 79/2020, de 12 de novembro, instituiu o regime jurídico da faturação eletrónica e dos documentos fiscalmente relevantes eletrónicos, estabelecendo condições para a sua emissão, conservação e arquivo.

Mas digitalizar a faturação é apenas uma parte da organização da informação empresarial.

O benefício de um sistema integrado depende da qualidade dos processos, da correta parametrização, dos módulos disponíveis e da utilização que os profissionais fazem da informação.

A tecnologia facilita o tratamento e a circulação dos dados. O conhecimento contabilístico e fiscal continua a ser necessário para validar operações, interpretar resultados e assegurar o cumprimento das obrigações.

É na conjugação destas competências que a empresa pode ganhar consistência nos seus processos e obter informação mais útil para a gestão.

Como avaliar se a sua empresa está bem acompanhada?

Uma forma de avaliar a organização contabilística e fiscal é observar a informação que chega à gestão e a forma como as obrigações são acompanhadas.

A empresa consegue obter informação contabilística atualizada num prazo adequado às suas necessidades? Conhece antecipadamente as obrigações fiscais relevantes e os elementos necessários para as cumprir? As contas de clientes, fornecedores e bancos são conferidas regularmente? Os responsáveis recebem esclarecimentos quando surgem diferenças ou situações que exigem uma decisão?

Também importa perceber se os sistemas utilizados facilitam o trabalho ou se obrigam a repetir registos, transferir ficheiros e reconciliar manualmente informação que poderia estar integrada.

Estas questões ajudam a identificar oportunidades de melhoria, independentemente de a contabilidade ser realizada por uma equipa interna ou por um prestador externo.

Nem todas as empresas precisam dos mesmos relatórios, das mesmas ferramentas ou da mesma frequência de acompanhamento. A organização deve ser proporcional à dimensão, à complexidade e às necessidades de cada negócio.

O essencial é que exista um processo capaz de assegurar o cumprimento das obrigações e disponibilizar informação adequada a quem gere.

Contabilidade, fiscalidade e gestão: uma abordagem integrada da INOVE

Na INOVE – Consultores Empresariais, entendemos a contabilidade e a fiscalidade como componentes fundamentais da organização e da gestão empresarial.

Apoiamos as empresas no processamento contabilístico, no cumprimento das obrigações fiscais, na análise da informação financeira e no esclarecimento de questões que surgem no desenvolvimento da sua atividade.

Este acompanhamento pode articular-se com outras necessidades de gestão, nomeadamente o controlo financeiro, a organização de processos e a utilização de sistemas de informação.

Enquanto parceira Cegid em Cabo Verde, a INOVE também comercializa, implementa e presta assistência técnica a soluções Cegid Primavera, permitindo apoiar as empresas que pretendem integrar melhor as suas operações e a informação contabilística e financeira.

O ponto de partida é compreender a realidade de cada organização: como são recolhidos os documentos, que informação está disponível, onde surgem dificuldades e quais as melhorias que fazem sentido implementar.

A sua empresa está a cumprir as obrigações contabilísticas e fiscais. Mas está a tirar partido da informação que produz?

Se pretende melhorar a organização contabilística e fiscal do seu negócio, fale com a INOVE. Podemos analisar consigo os procedimentos atuais, identificar necessidades de acompanhamento e avaliar oportunidades de melhoria.

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