Melhore a sua arte de comunicação

Comunicar é uma arte que tem de dominar se quer transmitir correctamente as suas ideias aos outros. Sem isso, perde tempo e, por vezes, até grandes negócios.

Ao longo da vida vamos aprendendo pequenos truques que nos ajudam a transmitir melhor o que queremos, mas também alguns vícios que criam verdadeiros desafios na comunicação com os outros. Siga as dicas seguintes para melhorar a sua comunicação.

1. Concentre-se nas conversas

Apesar de a maioria das pessoas estar convencida de que é capaz de fazer várias coisas ao mesmo tempo, a verdade não é bem assim. Quando há muita coisa a acontecer ao mesmo tempo, não está completamente focado na conversa e vai perder detalhes que podem fazer a diferença. Perder uma frase ou uma subtil entoação de voz do seu interlocutor, pode ditar o fracasso de uma negociação. Habitue-se a escutar as pessoas com atenção para não perder nenhum detalhe importante, mostrar ao interlocutor que ele merece o seu tempo e evitar ter de voltar ao assunto mais tarde, porque deixou escapar algumas informações.

2. Olhe as pessoas nos olhos

Desde que o faça naturalmente, não incomoda as outras pessoas, nem se sente desconfortável. Vários estudos já provaram que olhar directamente o interlocutor transmite confiança e honestidade. Além disso, é uma boa forma de estar atento às expressões faciais, que dão algumas pistas sobre o impacte que as suas palavras estão a provocar na outra parte.

3. Faça perguntas

A maioria das conversas importantes pretendem transferir ou clarificar informação. Quem se limita a debitar factos e ordens não está a comunicar de forma correcta. À medida que fala, vá fazendo perguntas sobre o que diz, para se certificar que a mensagem está a ser bem percebida. É também uma forma de pensar melhor sobre o que está a dizer, e assegurar-se que a informação está a ser entendida como pretendia.

4. Anote as ideias

Não ocupe a cabeça com ideias para projectos futuros, listas de tarefas ou para memorizar conversas importantes. Para isso, existem as folhas de papel, os computadores e, mais recentemente, uma enorme variedade de aplicações. O simples acto de registar o que tem em mente, ajuda-o a fixar melhor.

5. Leia até ao fim

Quantas pessoas lêem apenas a primeira linha de um email, ignorando o resto da informação, que é muitas vezes a parte mais importante? Esse hábito implica mais trabalho para todos, porque vai obrigar a uma troca de emails desnecessária. Quem não leu, vai fazer perguntas sobre informações que já tem, mas que não descobriu, e a outra parte tem de perder tempo a repetir o que já tinha escrito. Para evitar que isto aconteça, sempre que envia um email, vá directo ao assunto e, se possível, separe os vários pontos por linhas, para os tornar mais claros. Se o assunto é complicado, use o telefone.

6. Crie um horário de resposta

Não há pior inimigo para a produtividade do que estar sempre disponível. O ideal é criar uma rotina que funcione bem para a sua organização pessoal e que seja conhecida por aqueles que se relacionam habitualmente consigo. Se tiver o hábito de responder a SMS em 20 minutos, telefonemas em uma hora, e emails em 24 horas, ninguém vai estranhar por não receber uma resposta imediata. O importante é que as pessoas saibam com o que contam, e que este método o ajude a tornar-se mais produtivo.

7. Assuma as melhores intenções

Os emails e os SMS são uma forma prática de comunicar, mas por vezes criam equívocos inesperados. Uma frase absolutamente inocente para quem a escreveu, pode ser mal interpretada por quem a recebe, só porque essa pessoa está num dia mau. Quando lê um email, parta sempre do princípio que o remetente o escreveu com boas intenções e evite fazer leituras “obscuras” das suas palavras.

8. Feche o ciclo

Especialmente quando se trata de email, é importante não deixar a outra parte sem resposta. Se alguém pede uma informação a alguém, agradeça quando o seu pedido for satisfeito, para que essa pessoa tenha a certeza que a resposta chegou ao destino. Basta um ‘muito obrigado” para fechar este ciclo. Há pessoas que na ausência deste feedback, se sentem como se alguém as tivesse deixado a falar sozinhas.