Produza mais com o tempo que tem

Empreendedores que se queixam de falta de tempo crónica têm, geralmente, outro tipo de dificuldades, defendem os especialistas: falta de planeamento e de confiança nos outros. Isto impede-os de delegar e distinguir o que é urgente do que é importante.

Em muitos casos, estas pessoas não só têm dificuldade em definir prioridades (distinguindo o que é importante do que é urgente), como também deitam a mão a tarefas que deveriam ser executadas por outros. Como resultado, sobra-lhes pouco tempo para se dedicarem àquelas que dependem realmente de si, com a agravante de a família e os amigos reclamarem também da sua falta de disponibilidade. Solução: seguir estes 7 passos à risca já será um bom princípio.

1. Faça uma lista de tarefas

Não interessa como, nem onde, o que importa é que tenha a sua lista de tarefas à frente, ao longo do dia. No computador, no telemóvel ou em papel, o método é o que melhor funciona consigo, desde que a qualquer momento possa olhar para ela e ver o que já riscou e o que ainda falta fazer. Esta é uma ótima forma de não se esquecer das tarefas mais importantes e também de perceber o que deve delegar em outras pessoas, porque é impossível fazer tudo.

2. Anote os compromissos pessoais

É o mesmo princípio do controle do orçamento pessoal – não adianta anotar apenas as despesas de supermercado, se gasta quase outro tanto em cafés, lanches e almoços fora de casa. Por isso, se combinou ir buscar os filhos à escola ou jogar futebol com os amigos, é fundamental que inclua essas tarefas na sua lista, para organizar o dia de forma a estar liberto à hora marcada. Lembre-se que produtividade não se refere apenas ao trabalho, mas a todas as áreas da sua vida.

3. Prepare as reuniões

Com colaboradores, clientes ou fornecedores, as reuniões exigem sempre preparação se quer que sejam rápidas e eficazes. Antes de começar, deve ter presente qual o objetivo, que dados precisa de levar e sobre o que deverá falar. E não se esqueça de incluir esta preparação na lista de tarefas. Não há maior desperdício de tempo, do que uma reunião mal preparada.

4. Aprenda a delegar

Se acha que nenhum dos seus colaboradores está à altura de fazer algumas das suas tarefas, há duas hipóteses: 1. Não está a recrutar bons profissionais; 2. Não dá oportunidade às pessoas de mostrarem o que valem. Geralmente, os empreendedores são centralizadores, e é por isso que o tempo não chega para tudo o que anota nas suas listas. Aprenda a confiar nas pessoas que o rodeiam e delegue nelas todas aquelas tarefas que não dependem exclusivamente de si.

5. Aproveite as pausas

Filas de trânsito e viagens de táxi são perfeitas para ler e responder a SMS e alguns emails. Da mesma forma, deve rentabilizar o tempo de espera para uma reunião, consultando as notícias, fazendo um ou outro telefonema pessoal ou, simplesmente, relaxar. As viagens de avião devem ser aproveitadas para fazer tudo isto e ainda dão para preparar relatórios ou reuniões importantes.

6. Liberte-se do telemóvel

Desligue-o durante as reuniões e ignore chamadas que não sejam importantes quando está concentrado numa daquelas tarefas que só você pode fazer. Quando terminar, trata do assunto.

7. Saiba desligar

Finalmente, aprenda a separar a vida profissional da pessoal e evite ver e-mails ou atender chamadas de trabalho quando está com a família e os amigos, exceto quando é estritamente necessário.