Consegue consultar as vendas da sua empresa, acompanhar os valores por receber, verificar as existências em armazém e analisar os custos com pessoal sem depender de vários ficheiros separados?
Uma gestão organizada precisa de mais do que um programa de faturação. Precisa de informação que permita acompanhar a atividade e compreender a ligação entre as operações comerciais, a tesouraria, a contabilidade e os recursos humanos.
As soluções Cegid Primavera integram diferentes áreas da gestão empresarial, permitindo articular processos e reunir informação de apoio à decisão. A estrutura modular possibilita selecionar as áreas funcionais adequadas às necessidades de cada negócio.
Na INOVE — Consultores Empresariais, vendemos, implementamos e prestamos assistência técnica a soluções Primavera em Cabo Verde. Apoiamos a sua empresa desde a escolha do software até à sua utilização no dia a dia.
Quais são os principais módulos e funcionalidades do Primavera?
O Primavera abrange diferentes processos de gestão. No entanto, nem todas as funcionalidades estão incluídas em todas as soluções ou modalidades de contratação. A edição, o licenciamento e os módulos necessários devem ser confirmados antes da aquisição. A própria oferta do fabricante distingue funcionalidades incluídas e componentes adicionais.
Plataforma: a base de administração do ERP
A Plataforma permite criar e administrar as empresas dentro do sistema, configurar as respetivas propriedades e realizar operações de manutenção, incluindo cópias de segurança e reposição de dados. Disponibiliza também listas de consulta, acesso ao detalhe da informação e ferramentas como o Monitor de Negócio.
Esta componente é a base sobre a qual trabalham os restantes módulos. Na implementação, importa preparar corretamente o ambiente de utilização e definir procedimentos de administração e proteção da informação.
Compras e Aprovisionamento: acompanhar o relacionamento com fornecedores
O módulo de Compras permite organizar os dados dos fornecedores, definir condições de pagamento, registar encomendas e documentos de compra e acompanhar o circuito documental. Inclui operações de transformação e conversão de documentos, tratamento de devoluções e créditos, além de mapas de análise de compras e encomendas.
Na prática, ajuda a responder a perguntas como: o que foi encomendado, a quem se comprou e como estão a evoluir as aquisições da empresa.
Para um negócio que compra mercadorias, matérias-primas ou consumíveis, esta informação é uma base importante para planear o aprovisionamento e acompanhar os compromissos com fornecedores.
Vendas e Faturação: do primeiro documento à análise comercial
O módulo de Vendas permite gerir clientes e artigos, preparar cotações, registar encomendas e acompanhar os documentos associados à entrega e faturação. Contempla também preços em moeda estrangeira, modelos de documentos, envio por correio eletrónico, devoluções e notas de crédito. Os mapas de análise permitem consultar a evolução das vendas e das encomendas.
O objetivo é dar continuidade ao processo comercial: não apenas emitir uma fatura, mas manter organizado o histórico documental da relação com o cliente.
Assim, a equipa pode trabalhar com uma referência comum ao acompanhar uma encomenda, consultar uma venda ou tratar uma devolução.
Stocks e Inventário: conhecer as existências e os movimentos
O módulo de Stocks permite gerir artigos e armazéns, definir níveis mínimos, máximos e de reposição, registar movimentos e valorizar existências. Inclui funcionalidades para artigos com lotes, números de série, códigos de barras e dimensões. O processo de inventariação contempla preparação, contagem física e fecho do inventário, acompanhado por mapas de controlo e análise.
O valor para a gestão está em saber o que existe, onde está e como se movimenta.
Numa empresa com vários armazéns, por exemplo, esta informação pode apoiar a decisão entre realizar uma nova compra ou utilizar mercadoria já disponível noutra localização.
Tesouraria: controlar recebimentos, pagamentos e disponibilidades
O módulo de Tesouraria permite gerir contas correntes, documentos pendentes, liquidações e planos de pagamento. Abrange movimentos bancários, controlo de custos bancários, consulta de saldos e avisos de vencimento. Inclui ainda reconciliação bancária manual e automática e um plano previsional de tesouraria.
Estas funcionalidades apoiam o acompanhamento dos valores a receber e a pagar, bem como a comparação entre os movimentos registados e a informação bancária.
Para o gestor, a pergunta deixa de ser apenas “quanto vendemos?” e passa a incluir “quanto temos por receber e que pagamentos precisamos de preparar?”.
Contabilidade e Reporting Fiscal: organizar os registos e preparar informação financeira
O módulo de Contabilidade contempla planos de contas, diários, documentos e registo de movimentos por introdução direta, importação de ficheiros ou integração com outros módulos. Permite consultar balancetes e extratos, conferir movimentos, realizar apuramentos e preparar demonstrações financeiras, incluindo balanço, demonstração de resultados e demonstração de fluxos de caixa. Abrange também operações de fecho e abertura de exercício.
O Primavera Fiscal Reporting complementa esta área com ferramentas para preparar mapas fiscais periódicos e anuais. Os modelos disponíveis e a sua utilização devem ser confirmados de acordo com a localização da empresa e a solução instalada.
O propósito é transformar os registos contabilísticos em informação útil para acompanhamento, análise e prestação de contas. A preparação dos mapas deve ser acompanhada pela validação técnica adequada à realidade da empresa em Cabo Verde.
Recursos Humanos: gerir colaboradores e processamento salarial
O módulo de Recursos Humanos permite manter o cadastro dos colaboradores, gerir contratos e respetivo histórico e processar vencimentos. Inclui o registo de faltas, horas extraordinárias, férias, remunerações e descontos, bem como o tratamento de retroativos, emissão de recibos e processamento de pagamentos. Disponibiliza ainda mapas de análise dos custos com pessoal e funcionalidades para o tratamento de honorários de trabalhadores independentes.
Esta área reúne informação que, de outro modo, pode ficar dispersa entre ficheiros de cadastro, registos de férias e folhas de processamento.
A configuração das rubricas e das condições de processamento deve refletir a situação efetiva de cada colaborador e ser objeto de conferência antes da utilização regular.
Equipamentos e Ativos: acompanhar o património da empresa
Esta área permite criar fichas de bens e equipamentos, registar aquisições, definir critérios de depreciação e acompanhar operações como transferências, imparidades, revalorizações, alienações e abates. Inclui mapas de depreciações e análises patrimoniais. Na vertente operacional, permite associar equipamentos às estruturas da empresa, identificar a sua localização e relacioná-los com os respetivos utilizadores.
Para empresas com viaturas, máquinas, mobiliário ou equipamentos informáticos, o objetivo é manter um registo organizado do património, da sua utilização e da sua evolução ao longo do tempo.
Outros módulos para necessidades específicas
Além destas áreas, a documentação do ERP e a oferta apresentada pela INOVE incluem componentes para operações comerciais e de prestação de serviços mais específicas.
POS — vendas ao balcão. Permite gerir operações de venda no ponto de atendimento, configurar os postos e integrar periféricos compatíveis, como impressoras, leitores de códigos de barras e gavetas. A ligação ao ERP articula a atividade da loja com a gestão administrativa.
Contactos e Oportunidades. Permite organizar contactos, registar e agendar atividades comerciais, acompanhar oportunidades de venda e gerir propostas. Inclui mapas e estatísticas para acompanhar a evolução dos potenciais negócios e o estado das negociações.
Projetos, Obras e Controlo Financeiro de Projetos. Permitem associar documentos a projetos e acompanhar custos, proveitos, orçamentos e rentabilidade prevista e efetiva. A componente financeira acrescenta perspetivas de análise contabilística, orçamental e de tesouraria.
Serviços Pós-Venda. Disponibiliza ferramentas para acompanhar pedidos de assistência, intervenções pendentes, execução dos trabalhos e contratos de serviço, com análises relacionadas com equipamentos, técnicos, contratos e clientes.
A seleção destas componentes deve partir dos processos que a empresa realmente precisa de gerir, e não apenas da quantidade de funcionalidades disponíveis.
Como a INOVE apoia a sua empresa
Venda: escolher a solução e os módulos adequados
O primeiro passo é compreender o negócio. Uma empresa que precisa de organizar a faturação não tem necessariamente as mesmas necessidades de outra que pretende integrar armazéns, contabilidade, salários e controlo de projetos.
Na INOVE, ajudamos a enquadrar a escolha da solução Primavera nas necessidades da empresa, considerando as áreas de gestão envolvidas, os utilizadores e os objetivos de organização e crescimento.
O objetivo é adquirir uma solução adequada, com um âmbito claro.
Implementação: preparar o software para os processos da empresa
Implementar não é apenas instalar. É preparar a solução para que os processos definidos possam ser executados de forma consistente.
O projeto deve estabelecer os módulos a configurar, os dados necessários, os circuitos documentais, as verificações a realizar e as condições para o início da utilização. Necessidades de migração de dados, integração com outras aplicações ou adaptações específicas devem ser avaliadas e incluídas no âmbito acordado.
A nossa intervenção procura aproximar a configuração técnica da realidade operacional da empresa.
Assistência técnica: apoiar a utilização e resolver dificuldades
Depois da implementação, continuamos a prestar assistência técnica para esclarecer dúvidas, analisar dificuldades de funcionamento e apoiar a utilização do Primavera.
Uma ocorrência pode exigir a revisão de uma configuração, a análise de um procedimento ou uma intervenção técnica. Por isso, o acompanhamento começa pela compreensão do problema e pela identificação da resposta adequada.
As condições de assistência e o âmbito das intervenções são definidos de acordo com o serviço contratado.
Mais do que módulos: uma gestão que faz sentido em conjunto
Considere uma empresa de distribuição: a compra de mercadoria relaciona-se com a entrada em armazém; a venda relaciona-se com a saída do artigo e com o valor a receber; o recebimento afeta a tesouraria; e a informação das operações pode alimentar a contabilidade, de acordo com as integrações configuradas. É nesta articulação entre áreas que reside uma parte importante do valor de um ERP.
Por isso, a escolha dos módulos deve começar pelos processos e pela informação de que a empresa precisa para trabalhar e decidir.
Precisa de adquirir, implementar ou obter assistência Primavera?
Na INOVE, apoiamos a sua empresa na escolha, implementação e utilização das soluções Primavera em Cabo Verde.
Fale connosco sobre o que precisa de melhorar na sua gestão. Indique a sua atividade, as áreas que pretende organizar e, caso já utilize Primavera, as dificuldades que está a enfrentar.
A partir dessa informação, podemos avaliar consigo os módulos e os serviços adequados e preparar uma proposta ajustada às necessidades da sua empresa.
