Cumprir as obrigações fiscais não significa apenas calcular impostos, entregar declarações e efetuar pagamentos.
Significa também acompanhar as comunicações da Administração Tributária.
O Decreto-Lei n.º 19/2015 estabeleceu o regime das citações e notificações tributárias por transmissão eletrónica de dados.
A digitalização facilita a comunicação. Mas não elimina a responsabilidade da empresa em controlar aquilo que recebe.
Quem verifica?
É uma pergunta aparentemente simples.
Mas numa empresa podem existir vários intervenientes: gestão, contabilidade, departamento financeiro, consultor e responsável administrativo.
Se ninguém tiver uma responsabilidade claramente definida, uma comunicação pode ficar sem tratamento.
Uma notificação deve criar um processo interno
Idealmente:
Receção → registo → classificação → responsável → prazo → ação → conclusão.
O problema não está apenas em receber uma notificação.
Está em recebê-la e não assegurar que alguém acompanha o prazo e encerra o assunto.
A conformidade também é organização
Quanto mais digital se torna a relação entre empresas e Administração Tributária, mais importante se torna definir quem tem acesso, quem acompanha, quem substitui, onde se arquiva, como se registam prazos e quem confirma a conclusão.
É um pequeno processo. Mas pode evitar grandes falhas.
O mesmo princípio de controlo aplica-se aos pagamentos: veja Retenções na fonte: o mapa que a empresa deve conhecer antes de pagar.
E no lado do IRPC, veja como o controlo documental afeta os gastos e as tributações autónomas.
INOVE — Uma revisão dos acessos, responsabilidades e procedimentos fiscais digitais ajuda a transformar conformidade numa rotina controlada, em vez de numa reação a prazos.
Enquadramento legal: Decreto-Lei n.º 19/2015 e legislação tributária aplicável.
