As informações semeadas durante a entrevista com o candidato sobre a empresa e sobre funções a desempenhar, certamente não foram suficientes para que o novo colaborador se ajuste rápida e eficazmente ao novo posto de trabalho. O sucesso ou insucesso desta integração, bem como tudo o que este pode trazer de valor acrescentado à empresa, depende da atitude do próprio, mas também da atitude de colegas de trabalho, das chefias e da informação que este obtém ou lhe é fornecida. Que aspectos ter em conta e como preparar a integração de um novo colaborador na empresa?

Para evitar situações negativas, terá de fornecer à sua equipa todas as informações que esclareçam receios e/ou dúvidas que a admissão de um novo colaborador pode suscitar, para que quando este se apresente já não seja um desconhecido. Há também que preparar um conjunto de acções que facilitem a integração do recrutado na empresa e a sua socialização organizacional, quer com a equipa quer com a hierarquia. Sugerem-se alguns dos possíveis procedimentos a adoptar:

  • Prepare o espaço – prepare, previamente, o espaço e demais equipamentos que colocará à disposição do novo colaborador, de modo a que este não se sinta um estranho que está a mais no contexto físico da empresa;
  • Reserve o dia – reserve um dia na sua agenda para o receber e liberte-se de compromissos que possam interferir na disponibilidade que tem para o acolher. Evite fazê-lo esperar, confiá-lo a alguém menos preparado ou menos representativo e evite deixá-lo à mercê da simpatia de outros colaboradores;
  • Faça formação – Prepare um curso de formação (para um ou vários empregados que entrem em simultâneo) que apresente a história, cultura e principais objetivos da empresa; regras de funcionamento interno, principais direitos e deveres, horários e hábitos de trabalho; o actual organograma, principais responsáveis, enquadramento da área em que se vai (vão) inserir e respectivos objetivos; valores dominantes partilhados pela equipa com quem vai trabalhar; objetivos da função que vai desempenhar;
  • Forneça documentação – Proporcione-lhe toda a documentação disponível sobre os temas anteriormente referidos e preveja alguém que o acompanhe no preenchimento das formalidades administrativas;
  • Marque uma reunião de equipa – Preveja uma reunião alargada e descontraída com todos os elementos da equipa com quem vai trabalhar, para que este conheça cada um individualmente e a respectiva distribuição de responsabilidades. Poderá ainda alargar este contacto a um lanche ou almoço em conjunto, por forma a estabelecer as primeiras relações informais;
  • Apresente o antecessor – se o antecessor ao novo colaborador tiver sido promovido ou transferido para novas funções, deverá pedir que este informe e integre o novo colaborador nas responsabilidades exercidas nessa função, nos objetivos implícitos e explícitos, nos meios de que dispõe, nas relações com colegas e hierarquia e demais informação necessária à mais rápida inserção e consequente aquisição de um bom nível produtividade;
  • Partilhe a informação – procure garantir a partilha de todas as informações, na equipa e na empresa, que clarifiquem a relação entre as partes;
  • Efectue uma visita às instalações – Possibilite-lhe uma visita acompanhada às instalações para que o novo colaborador possa conhecer os principais responsáveis e possa adquirir uma visualização global da empresa.

É conveniente que durante esta fase o recrutador acompanhe e avalie o novo funcionário, pois no fim do período experimental, deverá decidir se procederá à sua contratação efetiva ou não. Para que não se veja confrontado com informações avulsas que não refletem o real valor do novo empregado, o recrutador pode munir-se de metodologias que permitam aferir, com o máximo de objectividade possível, as qualidades e dificuldades do recrutado, podendo assim tomar as decisões mais justas quanto possível.

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