Questões frequentes sobre a faturação eletrónica: Respostas às suas perguntas

A Fatura Eletrónica, incluindo a Fatura-Recibo, é um documento de existência apenas digital, emitido, arquivado e conservado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor e pela autorização de uso concedida pela Administração Tributária em tempo real.

Para além da Fatura Eletrónica, existem outros documentos que sejam emitidos eletronicamente?

Sim, são também emitidos por via eletrónica os seguintes documentos fiscalmente relevantes:

• Talão de venda ou de serviço prestado eletrónico;
• Nota de débito eletrónica;
• Nota de crédito eletrónica;
• Recibo eletrónico;
• Documento de transporte eletrónico.

Os documentos fiscalmente relevantes acima referidos são de existência apenas digital, emitidos, arquivados e conservados eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor e pela autorização de uso concedida pela Administração Tributária em tempo real.

O que não são considerados Fatura Eletrónica ou Documento fiscalmente relevante eletrónico?

Não são considerados fatura eletrónica ou documento fiscalmente relevante eletrónico, qualquer ficheiro que não seja XML com a estrutura legalmente definida e submetido através da Plataforma Eletrónica de Fatura Eletrónica. A título exemplificativo, os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ou documento fiscalmente relevante eletrónico:

• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

Quem está obrigado a processar Fatura Eletrónica ou documento fiscalmente relevante eletrónico?

São obrigados a processar faturas eletrónicas ou outro documento fiscalmente relevante eletrónico todos os sujeitos passivos, previamente credenciados pela Administração Tributária.

Quais são os requisitos para estar credenciado?

• Dados corretos e atualizados no cadastro fiscal;
• NIF;
• Declaração de início de atividade, com exceção dos sujeitos passivos titulares dos rendimentos da categoria C (rendimentos prediais, tendo como núcleo essencial as rendas geradas pela exploração de imóveis);
• Exercer a atividade, de acordo com as informações apresentadas na declaração de início de atividade;
• Possuir certificado digital;
• Ter contrato de arrendamento registado na repartição das finanças, para os sujeitos passivos titulares dos rendimentos da categoria C.

O que é emissão em contingência?

A emissão em contingência ocorre quando não for possível submeter eletronicamente as faturas ou documentos fiscalmente relevantes à Administração Tributária, em modo online, para efeitos de autorização do seu uso, isto é, em caso de falta de comunicação com a Plataforma Eletrónica, falta de energia elétrica ou avaria do equipamento informático do sujeito passivo.

O que é XML?

XML significa Extensible Markup Language (Linguagem de Marcação Extensível). Pense nela como um sistema de ficheiro para informação digital. Utiliza etiquetas para rotular e organizar dados, facilitando a compreensão dos computadores e a partilha de informações entre diferentes aplicações.  Imagine-o como adicionar etiquetas a pastas no seu armário de arquivo; a XML cria um sistema para etiquetar dados de modo a que possam ser facilmente classificados e utilizados.